Exploitation des processus

L’exploitation des processus est une nouvelle discipline, tranquillement développée en Europe au cours de la dernière décennie, et désormais prête pour le prime-time. Il s’agit d’une science des données étonnamment simple, mais robuste, qui offre une visibilité presque magique sur les processus d’entreprise. Elle est maintenant utilisée dans divers projets d’amélioration de la productivité, comme l’automatisation des processus robotisés, mais aussi par les services d’audit interne et de conformité pour identifier les écarts et les transactions irrégulières.

Toute organisation visant à améliorer sa productivité, sa qualité et sa conformité réglementaire doit adopter une approche proactive de la gestion des processus d’entreprise. Selon le modèle de gestion des capacités, une organisation doit être en mesure de décrire explicitement ses activités en termes de processus commerciaux standard et de mesurer en permanence leurs performances et leurs écarts.

Documenter les processus d’affaires dans une grande organisation n’est pas chose aisée. Il s’agit d’une initiative coûteuse, où des consultants externes et internes doivent interroger de multiples parties prenantes. La plupart du temps, elle fournit une version incomplète de la vérité, car ;

• personne n’a une compréhension de bout en bout de l’ensemble des processus d’entreprise
• les parties prenantes sont susceptibles d’oublier les exceptions et les cas particuliers
• des variations auront lieu dans les différentes régions, unités d’affaires ou départements
  certaines parties prenantes peuvent ne pas coopérer pleinement, en particulier si elles estiment que leur emploi est menacé

La gestion des performances est également un défi ; les outils traditionnels d’intelligence économique fournissent des statistiques communes sur les performances des processus commerciaux, comme le temps de traitement moyen, mais ils ne peuvent pas expliquer pourquoi certaines transactions ont pris plus de temps que d’autres, ni détecter facilement les événements non conformes.

L’exploitation des processus pour les audits internes et la conformité

Les équipes d’audit interne et de conformité ont jusqu’à présent utilisé des échantillons pour mener leurs enquêtes, car elles n’avaient pas les ressources nécessaires pour examiner toutes les transactions. L’exploitation des processus change la donne pour eux, car ils peuvent désormais définir les règles de conformité qu’ils doivent surveiller et demander au logiciel de procéder à cette analyse automatiquement sur TOUTES les transactions. Par exemple, on peut vouloir examiner toutes les transactions non conformes, telles que

• la même ressource (ou le même service) a initié et approuvé une transaction
• la séquence d’une transaction est erronée (un chèque a été émis avant d’être approuvé)

Synergie entre l’automatisation des processus robotisés et l’exploitation des processus

L’automatisation des processus robotiques est actuellement testée et déployée par de nombreuses organisations pour automatiser les tâches manuelles et répétitives. Selon le rapport de benchmarking RPA & AI de PEX Network 2017, le principal obstacle au déploiement de la RPA est la standardisation du processus métier avant la mise en œuvre de la RPA. Un autre défi commun est l’identification de candidats solides pour la RPA.

Le Process Mining est le compagnon idéal des projets d’automatisation des processus robotisés ;

• Avant le déploiement de la RPA – Le Process Mining fournit à l’analyste commercial une vue rapide et complète des processus commerciaux. Il peut identifier les meilleures activités à automatiser, modéliser les économies que la RPA va générer et comprendre l’impact sur l’ensemble du processus métier.
• Pendant le déploiement de la RPA – une analyse holistique des processus, recueillie à partir d’enregistreurs de sessions humaines et de journaux d’événements et de systèmes transactionnels, peut être utilisée pour le développement des robots.
• Après le déploiement de la RPA : l’analyse des processus est utilisée pour mesurer la valeur commerciale apportée par les robots (coûts et économies de temps) en comparant facilement les performances avant et après. Elle peut également être utilisée pour identifier les nouveaux goulets d’étranglement qui peuvent être créés lorsque le processus passe des activités robotiques aux activités humaines.