Exploitation des processus: Votre nouveau super-pouvoir permettant une vue direct sur l’ensemble de vos processus d’affaires
L’exploitation des processus (Process Mining) est une nouvelle discipline, discrètement développée en Europe au cours de la dernière décennie, et maintenant prête pour la commercialisation à grande échelle. Il s’agit d’une science des données étonnamment simple, mais robuste, qui offre une visibilité presque magique sur les processus d’affaires. Elle est maintenant utilisée dans divers projets d’amélioration de la productivité, tels que l’automatisation robotisée des processus, mais aussi par les départements d’audit interne et de conformité pour identifier les écarts et les transactions irrégulières.
Toute organisation souhaitant améliorer sa productivité, sa qualité et sa conformité réglementaire doit adopter une approche proactive de la gestion des processus métier. Selon le Modèle de gestion des capacités, une organisation doit être en mesure de décrire explicitement ses activités en termes de processus opérationnels normalisés et de mesurer continuellement leur rendement et leurs écarts.
Documenter les processus d’affaires d’une grande organisation n’est pas anodin. Il s’agit d’une initiative coûteuse, dans le cadre de laquelle les consultants externes et internes doivent interroger de multiples intervenants. La plupart du temps, il livre une version incomplète de la vérité, car:
- personne n’a une compréhension de bout en bout de l’ensemble des processus d’affaires
- les parties prenantes sont susceptibles d’oublier les exceptions et les cas particuliers
- les variations se produiront dans différentes régions, unités d’affaires ou départements
- certains intervenants peuvent ne pas coopérer pleinement, surtout s’ils estiment que leur emploi est menacé
La gestion de la performance est également un défi ; les outils traditionnels d’intelligence d’affaire fournissent des statistiques communes sur la performance des processus métier telles que le temps de traitement moyen, mais ils ne peuvent pas expliquer pourquoi certaines transactions ont pris plus de temps que d’autres, ni détecter facilement les événements non-conformes.
Comment fonctionne l’exploitation des processus
Les algorithmes d’exploitation des processus analysent les journaux de transactions extraits des systèmes d’information (ERP, CRM, Centre d’appels) et présentent automatiquement une visualisation claire des processus métiers et du chemin parcouru par toutes les transactions.
Une fois que le logiciel d’exploitation des processus a importé le journal des transactions et créé une visualisation des processus métier, les analystes métier peuvent détecter efficacement :
- les goulots d’étranglement et les activités bloquées
- les facteurs influençant la performance du processus
- des boucles dans le processus qui entraînent des coûts et des retards supplémentaires
- les cas de transactions non conformes
Synergies avec la vérification interne et la gestion de la conformité
Jusqu’à présent, les équipes de vérification interne et de conformité ont utilisé des échantillons pour mener leurs enquêtes, car elles n’avaient pas les ressources nécessaires pour examiner toutes les transactions. L’exploitation des processus change la donne pour eux puisqu’ils peuvent désormais définir les règles de conformité dont ils ont besoin et faire en sorte que le logiciel d’exploitation des processus effectue cette analyse automatiquement sur TOUTES les transactions. Par exemple, on peut vouloir examiner toutes les transactions non conformes, telles que :
- la même personne (ou le même ministère) a initié et approuvé une transaction
- la séquence d’une transaction est erronée (un chèque a été émis avant d’être approuvé)
Synergies avec les projets d’automatisation robotisée des processus
L’automatisation robotisée des processus (ARP) est actuellement testée et déployée par de nombreuses organisations pour automatiser les tâches manuelles et répétitives. Selon le rapport RPA & AI Benchmarking de PEX Network 2017, le principal obstacle au déploiement de l’ARP est la standardisation du processus métier avant la mise en œuvre de l’ARP. Un autre défi commun est l’identification de candidats solides pour l’ARP.
L’exploitation des processus est le compagnon idéal des projets d’automatisation robotisée des processus;
- Avant le déploiement de l’ARP – l’Exploitation des processus fournit à un analyste d’affaires une vue rapide et complète des processus d’affaires. Ils peuvent identifier les meilleures activités à automatiser, modéliser les économies de coûts que l’ARP générera et comprendre l’impact sur l’ensemble du processus métier.
- Pendant le déploiement de l’ARP – l’analyse holistique des processus recueillie à partir des enregistreurs de session humaine, des journaux d’événements et des systèmes transactionnels peut être utilisée pour le développement des robots.
- Après le déploiement de l’ARP – L’exploitation des processus est utilisée pour mesurer la valeur métier délivrée par les robots (coûts et gains de temps) en comparant facilement la performance avant et après le déploiement. Il peut également être utilisé pour identifier de nouveaux goulots d’étranglement qui peuvent être créés lorsque le processus passe de la robotique aux activités humaines.
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